We kennen 't ondertussen allemaal wel, er zijn verschillende applicaties beschikbaar om data in de Cloud op te slaan. Dropbox, Box.net, Microsoft Skydrive en SugarSync zijn daar voorbeelden van. Alle bieden ze in meer of mindere mate de mogelijkheid om bepaalde folders te selecteren om te synchroniseren met de Cloud, en bieden ze applicaties aan om te installeren op Android, iOS of Windows Phone.

ShareFile was voor mij persoonlijk nieuw, totdat Citrix de aankondiging deed tijdens Citrix Synergy in Barcelona. Tijdens dit evenement gaf Citrix een preview wat ze eigenlijk in mei 2011 tijdens Synergy in San Francisco hebben aangekondigd: ‘Follow-me-data’.

Follow-me-data

Voor elke Citrix gebruiker en beheerder is de term ‘follow-me-apps’ eenvoudig te verklaren; we kunnen immers al vanaf elke device toegang krijgen tot onze applicaties, bijvoorbeeld door het benaderen van een XenDesktop of XenApp infrastructuur. Afhankelijk van je endpoint kan zelfs de uitvoering hiervan op de endpoint plaats vinden. En een applicatie an sich hebben we niet zoveel aan, uiteindelijk gaat het om de data! Maar we willen meer! En soms zijn we niet altijd online, dus we willen ook offline bij onze applicaties én data kunnen. Duidelijk; dus de term ‘follow-me-data’ is daar.

Met de acquisitie van ShareFile in oktober 2011 heeft Citrix direct een goed werkend product in handen. ShareFile is ontstaan in 2005 en biedt een online dienst aan zodat organisaties op een veilige manier data kunnen delen. Door de jaren heen zijn ze gegroeid en bedienen ze ongeveer 3.500.000 gebruikers. Gebruikers van ShareFile zijn bijvoorbeeld Nike, HTC en Pepsi Co.

Hoe werkt het?

ShareFile creëert een omgeving die benaderbaar is via een webbrowser. Deze kunnen zodanig aanpassen zodat het lijkt om een interne website, met eigen logo’s en dergelijke. Het demo account van ons is echter niet voorzien van logo’s:

Als je aangemeld bent zie je direct de mappen waar je toegang toe hebt. En dat is handig, je kunt dus verschillende mappen aan maken en daar rechten aan koppelen. Het is dan ook veel meer gericht op organisaties dan in vergelijk tot bijv. Dropbox. Ook daar kan je een map delen, maar niet bepalen welke rechten iemand dan heeft.

De map ‘ADD Focusgroep’ is een map die ik deel met een aantal van mijn collega’s. Als we interessante informatie tegenkomen kunnen we deze map gebruik om dit met elkaar te delen. Via de webbrowser heb ik ook hier de mogelijkheid om de map te openen en de inhoud in te zien. Vervolgens kan ik  bestanden uploaden en downloaden/openen (afhankelijk van bestandstype, en welke applicaties ik heb op mijn endpoint).

Via de webbrowser kun je ook instellen of je een alert wilt ontvangen als er bestanden worden gedownload of worden toegevoegd.

Hieronder zie dezelfde inhoud van de mappen, maar dan vanaf een Windows PC en een iPhone. Voor Windows is een ShareFile Sync applicatie beschikbaar waarmee we bestanden kunnen synchroniseren met lokale mappen. Zoals je ziet wordt alles vanuit de Cloud opslag gekopieerd naar mijn Windows PC in de map “My Documents\Sharefile\ADD Focusgroep”. Ook vanaf mijn iPhone (dus ook iPad) is de Cloud opslag te benaderen.

Belangrijk is op te merken dat de data in de Cloud dan wel beveiligd is, wat lokaal wordt opgeslagen is niet encrypted. Hiervoor zal je dus aanvullende maatregelen moeten nemen, zoals Microsoft Bitlocker.

Voor beheerders en wet- en regelgeving kan het belangrijk zijn om te weten wie de data heeft benaderd. Hieronder zie je dat een log wordt bijgehouden van de transacties in de map ‘ADD Focusgroep’.

Koppeling met andere systemen

Tijdens de Citrix Synergy keynote werd al gedemonstreerd hoe ShareFile zal gaan integreren met bijvoorbeeld Citrix GoToMeeting. Bestanden die je in ShareFile opslaat kun je dan gebruiken om gezamenlijk, tijdens een GoToMeeting vergadering, te bespreken.

Wat nu al beschikbaar is een Outlook plug-in. Als je deze installeert krijg je bij het verzenden van een nieuwe email de volgende toolbar beschikbaar:

Je kunt nu kiezen om bestanden via ShareFile te versturen. Daardoor wordt een bestand opgeslagen in de Cloud en krijgt de ontvanger een mailtje met een link waar het bestand te vinden is, zoals hieronder zichtbaar is. De load op je mailinfrastructuur wordt daardoor veel minder.

Heel belangrijk is daarbij te weten dat je dus informatie kunt delen met personen buiten je eigen organisatie! De ontvanger hoeft daarbij geen ShareFile gebruiker te zijn. Een bestand kan naar keuze anoniem of door het achterlaten van contactinformatie gedownload worden.

Brede ondersteuning, veel mogelijkheden

Er is al een hele lijst met applicaties en tools beschikbaar om gebruik te maken van ShareFile. Naast de Desktop Sync for Windows, is deze er natuurlijk ook voor MAC OS X. De Outlook plugin heb ik al kort beschreven.

Verder is er een Desktop Widget en een Drivemapping for Windows. Met de laatste kan je (je raadt het al) een drivemapping maken naar de ShareFile data in de Cloud.

Natuurlijk zijn er ook apps beschikbaar voor Android, Blackberry, Apple iOS en Windows Phone. Dus volledig in de lijn van Citrix, any device kunnen gebruiken om bij je data te komen!

Kosten, licenties, integratie met andere producten

Hoe ShareFile precies geïntegreerd gaat worden met de overige Citrix producten, en of het een onderdeel wordt van bijv. XenDesktop of XenApp, is nog niet bekend. ShareFile kent een aantal abonnementen, met verschillende mogelijkheden en functionaliteit. Kijk voor een compleet overzicht op http://www.sharefile.com/industries/business/pricing.aspx

Samenvatting

Met de acquisitie van ShareFile biedt Citrix dat wat ze tijdens Citrix Synergy in San Francisco hebben aangekondigd: ‘Follow-me-data’. ShareFile biedt organisaties vandaag al de mogelijkheid om op een veilige manier bestanden te kunnen delen, ook met personen buiten de eigen organisatie. Door de grote hoeveelheid applicaties en apps voor mobile apparaten, is de data vanaf ‘any’ device te benaderen.

Een kleine disclaimer, zoals met meerdere Cloud diensten van toepassing is: kijk goed welke data je daadwerkelijk op kunt slaan in de Cloud. De data wordt versleuteld opgeslagen maar vanuit wet- en regelgeving is mogelijk dat aanvullende eisen worden gesteld wáár de data wordt opgeslagen. Normeringen zoals deze in de zorg worden gesteld (denk aan NEN751x) zijn hier een voorbeeld van. Als dit niet van toepassing is, kijk dan eens op www.sharefile.com en probeer het eens uit!

Tijdens Citrix Synergy is Jesse Lipton, CEO van Sharefile, geïnterviewd door Ruben Spruijt. Dit interview is hier terug te zien.