Email bestaat al een tijdje en is niet meer weg te denken uit onze maatschappij. (Bijna) iedereen beschikt over minimaal 1 email adres en elke bedrijf heeft wel een email server.  Email is dus belangrijk geworden. Toch zie je mensen die beweren dat email verdwijnt.

(http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/3770865/1277020/atos-origin-stopt-met-emailen.html)

http://www.computable.nl/artikel/nieuws/internet/4358624/1282763/ibm-promoot-werken-zonder-email.html

Mijn eerste reactie is ONZIN. Maar is het echt onzin, of gaat email verdwijnen? Is het een achterhaalde media?

Als alternatief wordt social media genoemd. Maar is social media dan wel toereikend?. Voordat ik hier antwoord op kan geven wil ik eerst onderzoeken waarvoor email gebruikt wordt.

De functie van email

Als je kijkt naar email gebruik dan zijn er 7 verschillende “type” emails:

1. De Brief, email is traditioneel de vervanging van de brief. Waar we vroeger een brief schreven aan iemand, is email nu vaak een alternatief.
2. De Afspraken, uitnodigingen die je via de mail verstuurt of ontvangt.
3. Informatie verschaffing, informatie die je via de mail ontvangt voor bijvoorbeeld een project. Informatie die belangrijk is en direct aan iemand is gericht.
4. Een mededeling, een bericht die je via de mail op de hoogte stelt over iets of iemand.
5. Een chat, korte mailtjes met korte opmerking of vraag.
6. De Mailing list, emails van externe organisaties die je specifieke informatie verschaffen. Soort een SPAM, maar je hebt dan ooit eens op accepte gedrukt
7.  SPAM, emails die je echt niet wil ontvangen

De vraag is of dat sociale media al deze vormen van email gebruik kan vervangen.

De Brief, De Afspraak en Informatie verschaffing

Bij de eerste drie gaat het om privé of (gevoelige) bedrijfsinformatie. Is het mogelijk om dit ook via social media te doen? Zeker is dat mogelijk. Ik kan via twitter een afspraak door twitteren. De project documentatie kan ik op facebook of dropbox zetten. De brief zet ik neer als blogpost en twitter dan dat hij er staat. Daarna zeg twitter ik dat ik om 12:00 langskom. Maar wil je dit ook? Niet iedereen hoeft te weten welk afspraken ik maak. De meeste afspraken hou ik liever voor mezelf en welke klant gaat er blij worden als zijn project documentatie op facebook staat.  Hoe kijkt mijn vrouw tegen een liefdesbrief als blogpost!?

Toch kun je wel gaan nadenken of je alles via de Email moet versturen. Iedereen kent wel het fenomeen waarbij een document aan een groep mensen gestuurd wordt. Iedereen doet dan zijn bewerking en stuurt het weer naar iedereen. Vervolgens heeft iedereen meerdere copies van hetzelfde document, maar ze zijn net allemaal een beetje anders. Wie gaat alles dan weer samenvoegen? Juiste voor documentatie is het slim om naar een alternatief te kijken. De ervaring leert dat email niet geschikt is om documenten te delen. Het is slimmer om een centraal document systeem te gebruiken en alleen links te versturen. Hiermee wordt voorkomen dat er meerdere documenten zijn van dezelfde versie. Social media is hierbij dus niet de oplossing, maar een intern document management system of een dropbox achtige oplossing wel.

Brieven en afspraken zullen voorlopig wel via de email verstuurt worden. Ik zie niet direct welke social media dit gaat vervangen. Tenslotte wil je persoonlijke emails niet met de hele wereld delen.

Een mededeling

Email wordt massaal gebruikt voor het doen van een mededeling. Deze mededelingen lopen van “Er is gebak” tot “Wegens bezuiniging in onze organisatie moeten er …”. In al deze mededelingen zitten een aantal overeenkomende kenmerken:

1. Mededelingen zijn voor een grote groep gebruikers;
2. Mededelingen zijn van algemene aard;
3. Mededelingen zijn tijd gebonden;
4. Mededelingen moeten wel gelezen worden door de ontvanger;
5. Mededelingen vragen niet per definitie om een reactie;

Vroeger was het heel normaal om mededelingen op een prikbord te hangen. Zo een prikbord hing dan in een gezamenlijk ruimte, bijvoorbeeld bij het koffie set apparaat. Zelfs vandaag de dag zie je deze mededelingborden nog. Het medium Mededelingbord is dus niet verdwenen. Nu kunnen we dit digitaal doen door iedereen een emailtje te sturen, maar dit leidt weer tot extra email verkeer. De lezer moet niet alleen het mailtje lezen, maar ook bedenken wanneer hij het kan verwijderen.

Voor het doen van mededelingen zijn een aantal alternatieven. De eerste was een intranet. Daar wordt dan een blog geplaatst met daarin de mededeling. Deze blogs verplichten mensen niet direct tot lezen. Iemand moet bewust naar de intranet toe gaan om de mededeling te lezen. Een gebruiker die dat nooit doet zal dus ook nooit de mededeling lezen. Vaak werden deze mededelingen ook uitgerust met RSS feeds. De gebruiker kon dan een stukje software downloaden waarin hij dan de mededeling ziet.

Een andere methode is gebruik te gaan maken van applicaties zoals Yammer. Het voordeel hiervan is dat de mededeling niet bij de gebruikers in de mailbox komt, maar wel centraal getoond wordt. Daarnaast is er een app voor zowel de PC, iPad  als de mobiel. Email mededelingen kunnen uitstekend vervangen worden door iets anders. Het heeft zelfs de voorkeur er een ander medium voor te gaan gebruiken. Emails hebben namelijk de neiging lang te blijven leven in een inbox (ik ken extreme situatie van mensen die emails hebben die meer dan 14 jaar oud zijn).

Een chat

De meeste rare vorm van mailen is de chat mail. Ik heb dat zelf ook wel eens gedaan. Je krijgt dan  heel veel emailtjes in een korte tijd. Ter illiustratie (lees van onderen naar boven)

================================

===========================

In de bovenstaande email verkeer is het waar het om gaat vet afgedrukt, de rest is overbodige info. Dit had natuurlijk ook telefonisch gekund. Toch zie ik dat mensen snel kiezen voor een alternatief, voor email. Een chat programma, zoals Lyn kan hiervoor uitstekend gebruikt worden en  is veel efficiënter. Ten eerste kan je de eerste vraag overslaan, ben je er? Dat kun je namelijk zien. Als het programma ook nog een koppeling kent met je agenda weet je waarschijnlijk waar de persoon is. Je kunt dus sneller to the point komen.

Spam

Spam kun je in twee categorieën verdelen:

- Gewenst

- Ongewenst.

Voor de tweede vorm hebben we al heel wat oplossingen en die willen we niet in de mail, maar krijgen het helaas nog wel. De eerste vorm is Spam die we graag willen ontvangen, omdat we ergens van op de hoogte willen blijven. Je ziet dat juist zoiets als twitter hier een mooie rol in kan vervullen. Inplaats van iedereen een emailtje te sturen kun je er ook over twitteren. Toch denk ik niet dat twitter deze vorm van mailen zal vervangen. De afzender wil iedereen bereiken en zal zoveel mogelijke verschillende media gebruiken. Hij (of zij) wil er zeker van zijn dat je het hebt ontvangen. Pas als iedereen zegt dat we ook deze mail als spam aanwijzen zal een andere media hiervoor gebruikt gaan worden.

Conclusie

Email zal niet verdwijnen. Wel zal het gebruik gaan afnemen. Technieken zoals yammer, twitter, blogs, wiki’s enz zullen de rol van email voor een gedeelte overnemen, maar daar waar het gaat om persoonlijke “post” zal er gebruik worden gemaakt van email.